इ मेल लिहिताना ह्या 5 चूका केल्या तर तुमचं करिअर धोक्यात !

यशस्वी माणसं इमेल लिहिताना कोणत्या चूका कधीच करत नाहीत?

- तेजस पाटील

इमेल आपण रोज लिहितो आताशा, अनेकांना पाठवतो. कधी कामाच्या, कधी बिनकामाच्या. कधी लग्नाचे प्रपोजल, कधी सीव्ही, कधी रिमाइण्डर, कधी विनंती, कधी फॉलो अप तर कधी कार्यालयीन कामाच्या इमेल्स. जगभरात बहुतांश माणसांचा असा समज आहे की, आपण उत्तम इमेल लिहितो. त्यात काहीही चूक नसते. काहीजण स्पेलचेक लावून स्पेलिंगच्या चूकाही आवर्जुन टाळतात. मात्र तरीही किमान ५ चूका अशा आहेतच ज्या जगभरात बहुसंख्य माणसं करतातच. मी मी म्हणणारे आणि आपण कसे चूकत नाही असं सांगणारेही या इमेल मिस्टेक्स करतातच. त्या टाळल्या तर बरं नाहीतर अनेकदा आपल्यावर फुली बारली जाते. आपण कसे ‘लायक’ नाही असं तरी सिद्ध होतं किंवा लोक आपल्या इमेल्सना सिरीअस्ली घेणं बंद करतात. आपल्या इमेल्स आपली पर्सनॅलिटी, नॉलेज, अ‍ॅटिट्यूड, कॅज्युअल अप्रोच, सिरीअस असणं-नसणं याविषयी बरंच काही सांगतात. म्हणून बारकाइनं या ही संवादाकडे पहायला हवं.

१) व्याकरण?
इंग्रजीत मेल लिहिताय असं समजा, खाली सेण्ड करण्यापूर्वी जो स्पेल चेकचा आॅप्शन आहे, तो लावायला कितीसा वेळ लागतो. पण लोक ते करत नाहीत. अत्यंत चूकीचं स्पेलिंग लिहितात. आणि तसंच पाठवतात. बाकी वाक्यरचना, विरामचिन्हांचा वापर याविषयी न बोलणंच उत्तम. तसं करू नये. वाक्यरचना पहावी. थोडक्यात लिहावं.
इंग्रजी येत नसेल तर मराठीत इमेल करण्यात कमीपणा मानू नये. त्यात कमीपणा काही नाही.

२) भाषेचा टोन कसाय तुमच्या?
अनेकजण इमेलमध्ये आॅर्डरी सोडतात. जसं की, सी अटॅच फाई, डू इीस, लूक इन टू धीस, कॉल मी, रीड धीस.
कोण तुम्ही? लोकांना कसल्या आॅडरी सोडता? रुबाब करता? आपलं काम आहे म्हणूनच नाहीतर कुणालाही इमेल करताना आपला टोन पॉझिटिव्ह असणं, विनंतीपर असणं, नम्र असणं गरजेचं आहे. आपण हुकूम सोडतोय, फार कॅज्युअली बोलतोय, कुणाला कमी लेखतोय असं कुणाला वाटू नये. तसं वाटलं तर आपलं चुकतंच.

३) फॉलो अप पे फॉलो अप
आपण कुणाला इमेल करतो, काही माहिती मागतो, काही प्रश्न विचारतो, काम सांगतो, विनंती करतो, नोकरीसाठी सीव्ही पाठवतो, काही माहिती देतो. त्यानंतर आपली अपेक्षा काय असते, त्यांनी तत्क्षणी आपल्याला रिप्लाय करावा. दोन-तीन तास, दोन-तीन दिवस थांबायची तयारीच नसते. आपण लगेच फॉलो अप इमेल्स करतो, रिमाइण्डर पाठवतो, उत्तराच्या अपेक्षेत आहे, वेटिंग फॉर युवर रिप्लाय असा हुकूम सोडतो. असं बरंच काही. ते टाळा. जरा शांतपणे उत्तराची वाट पहा, नाहीच उत्तर आलं तर शांतपणे, सौम्य आठवणपर इमेल लिहा. उत्तरच नाही आलं तर समजा, आपल्याला उत्तर देण्याची त्यांना गरज वाटत नाही.

४) कुणाला लिहिताय? किती लिहिताय?
काहीजण इतक्या लांबलचक इमेल्स लिहितात, अनावश्यक माहिती देतात. लांबच लांब पाल्हाळ लावतात. काय गरज आहे? मोजकं सांगा, कामाचं सांगा. कुणाला वेळ आहे तुमच्या लांबच लांब इमेल्स वाचायला? ते काय प्रेमपत्र आहे?
त्यापेक्षा मोजकं लिहा. कामाचं लिहा. डोक्यात जास्त कन्फ्युजन असेल तर लांब इमेल्स लिहिल्या जातात असं एक निरीक्षण आहे.

५) शॉर्टफॉर्म वापरताय?
आपण एसएमएस करतो, व्हॉट्सअ‍ॅप चॅट करतो, त्या भाषेत इमेल्स लिहू नका. ते भयाण वाईट दिसतं.त्यापेक्षा प्रमाण इंग्रजीत लिहा. शॉर्टफॉर्म वापरणं कार्यालयीन कामात तरी अत्यंत अशोभनीय आहे.