लॉकडाऊनच्या काळात पालटले रेकॉर्ड रूमचे रूप

शासनाच्या प्रत्येक विभागाला आपल्या विभागाशी संबंधित कागदपत्रे, विविध दस्तऐवज यांचे जतन करावे लागते. हे काम खूप क्लिष्ट व जिकिरीचे असले तरी तितकेच महत्त्वाचे व जबाबदारीचेदेखील आहे. दैनंदिन कार्यालयीन कामकाज या कामाकडे थोडे दुर्लक्ष झाल्यास जेव्हा एखाद्या दस्तऐवजाची किंवा जुन्या नोंदीची, आदेशांची आवश्यकता निर्णय होते तेव्हा मात्र त्या दस्तऐवजाची शोधाशोध करावी लागते. अनेक कार्यालयांमध्ये हाच अनुभव असतो; परंतु या कामाचे व जुन्या रेकॉर्डचे जतन व अद्ययावतीकरणाचे महत्त्व जाणून तळोदा एकात्मिक आदिवासी विकास प्रकल्प कार्यालयाचे प्रकल्प अधिकारी अविशांत पांडा यांनी तळोदा प्रकल्प कार्यालयाचे रेकॉर्ड अद्ययावत करण्याची मोहीम हाती घेतली आणि त्यातून सुसज्ज व अद्ययावत अशा इतर विभागांसाठी आदर्श ठरावा अशा ‘अभिलेख कक्षा’ची निर्मिती केली आहे. ३० मार्च रोजी या अद्ययावत असणाऱ्या अभिलेख कक्षाचे उद्घाटन करण्यात येणार आहे.

२०१८ मध्ये तत्कालीन प्रकल्प अधिकारी विनय गौडा यांनी या अभिलेख कक्षाची मंजुरी मिळवून घेतली होती; परंतु प्रत्यक्षात याची सर्व अंमलबजावणी ही अविशांत पांडा यांच्या कार्यकाळात झाली. या अद्ययावत अभिलेख कक्षात प्रकल्प कार्यालयाच्या स्थापनेपासून असणारी महत्त्वाची व अत्यावश्यक कागदपत्रे नव्याने व्यवस्थित लावून घेण्यात आली आहेत. प्रत्येक पानांवर क्रमांक टाकून त्याच्या नोंदी घेण्यात आल्या आहेत. आस्थापना, नियोजन, योजना, शासकीय-अनुदानित आश्रमशाळा, शिष्यवृत्ती, बिल शाखा, बांधकाम, ठक्कर बाप्पा विविध विभागानुसार व वर्षनुसार तसेच दस्तऐवज संकलनाच्या कालावधीनुसार सर्व रेकॉर्ड अद्ययावत करून अ, ब, क, ड यानुसार त्याचे वर्गीकरणही करण्यात आले आहे. यात संकीर्ण नोंदी व नस्तीचा समावेश आहे. हे वर्गीकरण तात्काळ लक्षात यावे यासाठी वर्गवारीनुसार लाल, हिरवा, पांढऱ्या रंगाच्या कापडात हे दस्तऐवज बांधून ठेवण्यात आले आहेत. या अभिलेख कक्षात जवळपास एक हजार रेकॉर्डचे गठ्ठे आहेत. एकूण ४० रॅकमध्ये त्यांची विभागणी करण्यात आली आहे.

या अभिलेख कक्षाच्या निर्मितीसाठी सहायक प्रकल्प अधिकारी अमोल मेटकर, एन.डी. जानगर, एस.एस. पटेल, भांडार शाखेचे डी.डी. दावळे, कार्यालय अधीक्षक ए.बी. वसावे, ग्रंथपाल विलास मुलेमवार, लिपिक के.आर. पाडवी, केसरसिंग पाडवी, नेरपगार, बी.जी. वळवी, आविष्कार सोळंकी, आनंद वनडोळे, कमलेश वळवी, संदीप वसावे, भूपेंद्र पाडवी, घनश्याम वसावे यांच्यासह कर्मचाऱ्यांनी परिश्रम घेतले.

लॉकडाऊनच्या काळाचा सदुपयोग

गेल्यावर्षी मार्चअखेरपासून कोरोनाच्या पार्श्वभूमीवर लॉकडाऊन लागू करण्यात आले होते. त्यामुळे सर्व शाळा-महाविद्यालये बंद होते. या काळात तळोदा प्रकल्प कार्यालयाच्या अधीनस्त असणाऱ्या आश्रमशाळांमधील चतुर्थश्रेणी कर्मचाऱ्यांना लेखी आदेश देऊन प्रकल्पाचे रेकॉर्ड अद्ययावत करण्यासाठी अधिग्रहित करण्यात आले होते. साधारणतः आठ महिन्यांच्या अथक परिश्रमाने या चतुर्थश्रेणी कर्मचाऱ्यांनी हे काम पूर्ण केले. प्रकल्प अधिकारी अविशांत पांडा यांच्या संकल्पनेतून व चतुर्थश्रेणी कर्मचाऱ्यांच्या परिश्रमातून हा अद्ययावत अभिलेख कक्ष उभारला गेला आहे. पुढील काळात या अभिलेख कक्षात असणाऱ्या सर्व दस्तऐवजांचे स्कॅनिंग करून सॉफ्टकॉपी त्याची साठवून डिजिटलायझेशन करण्यात येणार आहे.

गोपनीय दस्तऐवजासाठी लॉकर

एकात्मिक आदिवासी विकास प्रकल्प कार्यालय नव्याने निर्माण करण्यात आलेल्या अद्ययावत अभिलेख कक्षात गोपनीय दस्तऐवजासाठी विशेष तरतूद करण्यात आली आहे. गोपनीय दस्तऐवज ठेवण्यासाठी दोन उच्चप्रतीच्या कॅम्पक्टर लॉकर व्यवस्था या अभिलेख कक्षात करण्यात आली आहे. या लॉकरमध्ये प्रकल्प कार्यालयात संबंधित असणारे गोपनीय दस्तऐवज ठेवले जाणार आहेत. राजपत्रित अधिकारी व कक्ष अधिकारी यांच्या नियंत्रणाखाली हा कक्ष व लॉकर राहणार आहे.