पालकमंत्री छगन भुजबळ यांनी नुकत्याच झालेल्या आढावा बैठकीदरम्यान, साहित्य संमेलन निर्विघ्नपणे व शांततेत पार पडण्यासाठी पोलीस आयुक्त दीपक पाण्डेय यांना समन्वय बैठकीचे आयोजन करण्याचे आदेश दिले होते. त्यानुसार पांडेय यांनी महाराष्ट्र पोलीस अधिनियम १९५१ चे कलम ३३ नुसार सल्लागार समिती स्थापन करण्याचा निर्णय घेतला आहे. या समितीत जिल्हाधिकारी, महानगरपालिका, कामगार कल्याण विभाग, सार्वजनिक बांधकाम विभाग, महाराष्ट्र राज्य विद्युत पारेषण विभाग, प्रादेशिक परिवहन विभाग, अन्न व औषध प्रशासन या विभागांमधील प्रत्येकी एक प्रतिनिधी तसेच अखिल भारतीय मराठी साहित्य संमेलन मंडळाचे दोन सदस्य राहणार आहे. त्यात एक महिला सदस्य आवश्यक असेल.
समितीच्या नोडल अधिकारीपदी सहायक पोलीस आयुक्त नवलनाथ तांबे यांची निवड करण्यात आली आहे. तसेच येत्या शुक्रवारपर्यंत (दि. ५) संबंधित विभागांकडून त्यांच्या सदस्यांची माहिती पोलिसांनी मागविली आहे. संमेलनासाठी कार्यक्रमांना परवानगी देणे, मिरवणूक, प्रभातफेरी, इतर कार्यक्रमांना परवानगी देणे, पार्किंगव्यवस्था, आदींसाठी विविध विभागांची परवानगी गरजेची राहणार आहे. त्यामुळे सल्लागार समितीमार्फत या परवानग्या किंवा मंजुरी देणे सोपे होणार आहे. या समितीची बैठक आठवड्यातून एकदा किंवा दोन वेळा होणार असून, त्यात संमेलनाची रूपरेषा, आढावा वेळोवेळी घेतला जाणार आहे. ही समिती साहित्य संमेलनानंतर तक्रारींचा निपटारा होईपर्यंत किंवा जास्तीत जास्त महिनाभर कार्यरत राहणार असल्याचे सूत्रांनी सांगितले.