हे स्कील कदाचित पूर्वीच्या माणसांच्या करिअरसाठी तितकंसं आवश्यकच नसावं, नसलं तरी चालायचं. पण आता मात्र जर हे स्कील तुमच्याकडे नसेल तर समुद्रात भिरकावलेल्या ओंडक्यासारखी तुमची अवस्था होईल.
आपले आजचे युग म्हणजे माहितीचा सतत उद्रेक असलेले!
पण अवतीभोवती माहितीचा समुद्र पण आपल्या नाकातोंडात नुस्तं पाणी जातंय. आपल्याला ना दिशा कळतेय, ना किनारा कुठंय हे माहिती, ना पाण्याच्या पोटात शिरून मोती शोधायची कला अवगत. मग उपयोग काय आपल्याला नुस्त्या खार्‍या पाण्याचा?
हे असं होऊ नये असं वाटत असेल तर आपण एक नवं स्कील तातडीनं शिकायला हवं. त्याचं नाव आहे, माहिती व्यवस्थापन अर्थात इन्फॉर्मेशन मॅनेजमेण्ट.
एक सोपं उदाहरण घ्या. एखाद्या विषयावर अधिक माहिती मिळवायची असल्यास आता आपण काय करतो, ‘गुगल करतो!’ माहिती काहीही हवी असो, आपण चटकन गुगल करतो. पटकन हवं ते शोधतो. पण एखादा शब्द आपण सर्चला टाकला की, ऑप्शन्स किती येतात. सेकंदात अक्षरश: हजारो लिंक्स आपल्यासमोर येतात. यामधल्या काही आपल्या विषयाला धरून असतात, काही वेगळ्या असतात, तर काही अगदीच भलत्या असतात. या माहितीच्या भांडारातून योग्य त्या माहितीवर सहजपणे लक्ष केंद्रित करून बाकीच्या माहितीकडे दुर्लक्ष करण्याची कला म्हणजेच माहिती व्यवस्थापन!
हे जसं आपण करतो, तेच आपल्या आयुष्यातही आता आपल्याला नव्या संदर्भात करावं लागणार आहे.
कारण प्रत्यक्ष जीवनातही आपल्यावर चारही बाजूंनी माहिती येऊन आदळते आहेच.
व्यावसायिक जीवनात माहितीचे संक्रमण अनेक दिशांतून होत असते. आपले वरिष्ठ, सहकारी, ग्राहकांचे फीडबॅक, मार्केट, स्पर्धक संघटना, मीडिया, मित्र परिवार अशा अनेक ठिकाणांपासून माहिती आपल्यापर्यंत सतत पोहोचत असते. अशावेळी कशाला प्राध्यान्य द्यायचं आणि कशाकडे पूर्ण दुर्लक्ष करायचं, ज्या कानानं ऐकलं त्याच कानानं सोडायचं. कशाला महत्त्व द्यायचं, कशाला नाही हे सारं करणं म्हणजे माहिती व्यवस्थापन. ते आपल्याला जमलं पाहिजे. ते जमलं नाही तर आपण नको त्याच गोष्टीत अडकून, महत्त्वाचा वेळ वाया घालवू.
हे माहिती व्यवस्थापन जमेल कसं?
* शक्य तेव्हा तुमच्यापर्यंत येणार्‍या माहितीवर नियंत्रण ठेवा. हे नेहमीच शक्य नाही; परंतु जेव्हा एखाद्या विशिष्ट क्षेत्रात काम करत असाल, तेव्हा तुम्ही येणारी माहिती पडताळून पाहिली पाहिजे. माहितीचे सोर्स कोण आहे, ते रिलायेबल आहे का, याची खात्री केली पाहिजे. सांगोवांगी गोष्टींवर कधीही भरवसा ठेवू नये.
* तुमच्याजवळ असलेल्या माहितीचे भागात विभाजन करा. अति महत्त्वाची, किरकोळ आणि असंबद्ध माहिती. कोणताही निर्णय घेताना, अर्थातच पहिल्या प्रकारच्या माहितीला जास्त महत्त्व द्या.
* असंबद्ध माहितीकडे कटाक्षाने दुर्लक्ष करा. बर्‍याच वेळा आकर्षक आणि महत्त्वाची वाटणारी माहिती खरं तर उपयोगाची नसते. अशा माहितीकडे आपण मोहित होऊ शकतो. अशावेळी तुमचे ध्येय किंवा कामगिरी काय आहे त्याकडे लक्ष ठेवा. मुद्दा काय, गॉसिप कितीही चटपटीत असलं, तरी ती बिनकामाची माहिती. तिच्यात अडकू नका.
* फोकस बांधा : फोकस म्हणजे हाती घेतलेल्या कार्यावर संपूर्ण लक्ष केंद्रित करणं आणि बराच वेळ केंद्रित करणं. काही लोकांचा फोकस अगदी सहज लागतो, तर काहींना त्यासाठी प्रयत्न करावे लागतात. योग, ध्यान, विपश्यना, ब्राह्मविद्या अशा काही गोष्टींमार्गे फोकस वाढवता येतो. तो वाढला नाही तर नको त्या गोष्टीत आपण अकारण अडकून पडतो.
* माहितीच्या युगात वावरणारे आपण खरंतर लकी आहोत. आपल्याकडे अनेक मार्गांद्वारे माहिती पोहोचते. तिचा जास्तीत जास्त उपयोग करून, ती योग्य ठिकाणी वापरण्याचं व्यवहारज्ञान आपल्याला शिकावं लागेल. ते शिकलं तर माहिती हेच आपलं एक उत्तम शस्त्र बनू शकेल.
* माहिती नाही म्हणून आपल्यावर अन्याय झाला असं म्हणता येणार नाही; फक्त ती माहिती आपण वापरतो किती चपखल हेच सगळ्यात महत्त्वाचं!
समिंदरा हर्डीकर-सावंत